Referater 2018

                                   

                          

Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag den 23. okt. 2018

 Tilstede:     alle                                    

 Dagsorden.

 1:                   Gennemgang og underskrift af referat fra bestyrelsesmødet den 1. juni 2018

 2:                   Orientering ved formanden

 Herunder drøftelse af markvandring den 2.nov. kl. 11.00

 Hvad skal vi have med i år?

P. Plads ved fælleshuset, de store sten fjernes og der opsættes lav trærækværk som ved Krolfbane, på P. pladsen sprøjtes græs så det mere kommer til at ligne en Parkeringsplads.

 Ved Skraldespandene i afsnit 1. græs fjernes, der lægges fliser hvor skraldespandene står, så viceværterne ikke skal slå græsset med håndkraft.

 De resterende smalle strimler med græs fjernes.

 Undersøge hvad det koster at få lavet en parkeringsplads.

 Ved hegn på Parkeringsplads i syd, den smalle strimmel jord, ændres, her lægges sten/grus da det er umuligt at komme til at arbejde der med traktor.

 Hæk udvendigt ved parkeringsplads i afsnit 1 ved nr. 41 blev drøftet, den er ved tidligere lejere blevet klippet af lejer. Der skal som ved andre steder klippes af personalet.

 Reducering af kalk i vandrør i fælleshuset, det blev drøftet at sætte en magnet på rør i fælleshuset, dette arbejdes der videre med, og tage op til afdelinsmødet

 Der blev drøftet ændring af pærer lamperne i området til LED, undersøge om det kan lade sig gøre, hvad koster det ca.     Evt. forslag til afdelingsmøde 2019

 Problemer med biler som om natten er parkeret i indkørsel ved køkken.

 Robotten kiler sig ind under bilerne, Der oplyses til de som lejer huset at der er mulighed for at køre op til køkkendøren for at læsse af, med bilerne skal sættes på parkeringspladsen

 Maling Fælleshus. Salen – gang – køkken, der er ikke taget stilling til hvornår det sættes i gang

 Rensning af gulvtæppe, lameller.

 Der er igangsat indhentning af pris for rensning af lameller, rensning af gulvtæppe bliver sat i gang, når der er nogle dage huset ikke er udlejet, leje af tæpperenser er på 100.00 kr. pr. dag, dette arbejde udføres af bestyrelsen.

 Der blev drøftet legeplads, der var i foråret inspektion af legepladsen, der var en del ting som skulle skiftes og repareres.

 Der er indhentet tilbud på istandsættelse, det blev firmaet som opstillede legepladsen fra start. Pris 44.000 kr. i den pris er der ny legehus, ny sandkasse og ny gangplatform i legestativet.

 Der er enighed om at vi på afdelinsmødet tager en snak om hvad det koster at have en så stor legeplads.

 3:                   Orientering om fælleshuset

 Der har på Facebook været kritik af at fælleshuset udlejes i dage hvor folk skal tidlig op og på arbejde. Da kritikken kun har været på den private Facebookside ” Os der bor i Birkeparken” vil bestyrelsen ikke gøre noget, det havde været anderledes hvis kritikken var sendt til afdelingsbestyrelsen eller boligforeningen.

 Der er observeret at de fleste som lejer huset, lufter ud ved at åbne alle vinduer og døre.  Dette betyder så at støj fra musik og mennesker spreder sig i området, og kan høres over en stor område

 Der er Forslag om at: Vi til afdelinsmødet stiller forslag om at døre og vinduer skal holdes lukket efter kl 24.00-. 01.00, af hensyn til støjen fra mennesker og musik.

 Og at udluftning af lokaler skal ske via brug af brug af ventilationsanlægget, døre og vinduer skal holdes lukket efter det tidspunkt afdelinsmødet beslutter.

 Tages op afdelinsmødet i foråret

 4:                   Eventuelt

Der var intet under dette punkt

 Referat udsendt til bestyrelsen den 25.10.18

                                -------------------

 

Referat fra bestyrelsesmøde den 1. juni 2018

Tilstede: alle

 

Velkomst til vor nye suppleant, som deltager for første gang

 

 

1:                  Gennemgang og underskrift af referat fra sidste møde

                      Underskrift af referat udsat til næste møde

 

2:                  Konstituering af bestyrelsen

                      Formand                                Hans Chr. Nielsen    

                      Næstformand                           Dorte Borchert

                      Administrator af fælleshuset.  Carl Lorentzen

 

 

3:                  Orientering ved formanden

                      Herunder evaluering af afdelingsmødet den 25. april 2018

 

Afdelings mødet 2018:  Der deltog 24 beboere fra 19 husstande, afdelings mødet forløb godt og roligt, der var ingen spørgsmål eller kommentarer til beretningen, det samme er gældende til regnskab og budget.

Afdelingens bestyrelsens forslag om stigning i en dagsudlejning fik en del kommentarer og spørgsmål, bl. Andet hvorfor en prisstigning når der er overskud. Samt om huset med en prisstigning så var konkurrencedygtig, der var også en kommentar om at kun stige 50 kr. i år og så 50 kr. igen næste år.

Alle spørgsmål blev besvaret og forslaget blev vedtaget.

 

Der var en del kommentarer under eventuelt, her var et spørgsmål om hvem man skulle henvende sig til hvis huset ikke var klar når den blev lejet ud. Vedkommende havde fundet et stykke brød i ovnen.

Carl svarede at alt blev ikke kontrolleret hver gang det blev udlejet, alternativet var bestilling af rengøring hver gang der var udlejning, det var så et beløb som kom oven i lejen.

Der var spørgsmål til græs og vintervedligeholdelse, om viceværterne ikke kunne starte senere, folk blev vækket om morgenen.

HC svarede, at vore viceværters arbejdstid er effektiv, og det er nødvendigt at de starter om morgenen.

Der var spørgsmål om vintervedligeholdelse, der skrabes kun i begge sider Og ikke i midten.  Samt, er det ikke billigere at få arbejdet lavet udefra.

HC svarede, at den måde vi gør er for at spare på udgifterne, og der er stadig fjernet så forgængere kan færdes.

 Der er indhentet tilbud om vintervedligeholdelse udefra, det er for dyrt.

 

Der var en stor diskutation om affald, at Arwos spilder og ikke samler op.

Dette bliver behandlet senere.

 

Facebook: Os der bor på Birkeparken

Der har i uge 22 været en del på Facebook siden os der bor på Birkeparken omkring myrer i boligen, der var mange kommentarer og gode råd på hvordan man gør.

En person havde en kommentar, at så skulle der ringes efter viceværten, en anden svarede at han havde været.  Den første svarede tilbage, at så måtte den dovne kloakmester i gang igen, længere er den ikke.

Afdelingsformanden bruger normalt ikke at svare på indlæg i gruppen, men når en beboer offentlig sviner boligforeningens ansatte til, gør jeg gerne en undtagelse.

Jeg skrev til ham og gjort opmærksom på at det er ulovligt at svine andre til på Facebook, og han blev bedt han om at fjerne hans kommentar, eller vil han blive politianmeldt.

Dette medførte at Administrator fjernede hele tråden omkring myrer, men han skrev privat til mig at han synes det var voldsom at true med politianmeldelse.

Jeg har svaret at det ikke var en trussel mod ham, men den person som sviner en ansat fra boligforeningen til på Facebook, det skal være sådan at de ansatte kan arbejde her i området uden at skal udstilles på Facebook.

Administrator af siden har samtidig meddelt at han ikke længere ønsker at administrerer siden-

Der blev på mødet drøftet er oplæg fra formanden på en meddelelse til beboerne, oplægget blev godkendt.                

 Affald som tabes på kørebanen

Der var mange kommentarer på afdelings mødet omkring det affald som spildes når spandene bliver tømt.

Følger man lidt med i hvordan spandene er når de bliver sat ud til tømning, så er der mange hvor spandene er overfyldt, så låget ikke kan lukkes.

Dette har også været emne på Facebook, hvor mange var utilfreds med at renovationsfolkene ikke samlede op efter sig.

Der var også en del steder hvor der ikke blev spildt.

Ser man på området hvor skraldespandene kunne lukkes ved tømning, er der ingen spild, men hvor spandene er så overfyldte falder det af når spanden bliver sat på bilen for at tømmes, så er det ikke så svært at hvor fejlen ligger.

 Som reglerne er, skal renovationsfolkene ikke tømme en spand der er så overfyldt, den skal blive stående, så er det beboeren som skal få den tømt.

At renovationsfolkene tømmer spandene når de er så overfyldte, er nok gjort af venlighed, og de skal ikke gå og samle op efter en beboer som ikke overholder reglerne. Har man en spand som er for lille, skal man henvende sig på kontoret og få en større, og så selvfølgelig betale for en større

Der er enighed om at dette skrives til beboerne i den information som udsendes.

 Drøftelser om sammenlægning i boligforeninger

Der har været drøftelser i organisationsbestyrelsen om sammenlægning af afdelinger så boligforeningen kom ned på 4 afdelinger, plus de 2 afdelinger med boliger for ældre og unge med vanskeligheder.

Dette vil betyde at afdelingerne Birkeparken og Bøgeparken kom sammen.

Der er kraftig fra Bøgeparkens bestyrelse givet udtryk for at dette ikke vil komme til at ske, da de ikke vil sammenlægges med Birkeparken.

 

Det kan undre at bestyrelsen i Bøgeparken har den holdning at de ikke vil samarbejde med os, når et samarbejde har foregået i flere år, hvor bl. andet bestyrelsesmedlemmer fra Bøgeparken hver uge deltager i syklub her i Birkeparken

Det er måske noget vi skal drøfte, om det stadig kan fortsætte hvis de er så overbevist om at vi ikke er en afdeling de vil samarbejde med.

 

3:                  Orientering om fælleshuset

 

Der var meget lidt om huset, Salen er p.t. ikke udlejet før midt i aug. Der blev talt om at vi igen skal kikke på stole og borde.

Et af bordene er der brændt hul i overfladen, uden at der er nogen som har fortalt det til Carl, den var blevet lagt nederst i stablen.

 

4:                  Eventuelt

Der var intet under eventuelt.

 

Referat udfærdiget den 3. juni

Udsendt til bestyrelse samme dag

 

_________________________________________________________________________ 

Referat fra bestyrelsesmøde mandag den 9. april 2018 kl. 15.00

 

Tilstede: alle

 

 1:                  Gennemgang og underskrift af referat fra sidste møde

 

Referat fra mødet den 19. marts underskrevet

 

 2:                  Orientering ved formanden

 

                      Herunder drøftelse af afdelingsmødet den 25. april 2018

 

 

 

                      Forslag til afdelingsmødet

 

                      Forslag 1.

 

                      Ændring af priser for fælleshuset

 

                      Ændring af blanket med tilladte arbejder uden for boligen

 

                     

 

Drøftelse af ansøgning om brug af legeplads til festplads. vedr. løb.

 

 Der er fra en beboer der afholder løb den 16. juni, ansøgt om at fejre løb nr. 100 på græsarealet på legepladsen, der skal grilles nogle pølser og bare nyde dagen.

 

Løbet er sat til kl. 10.00 og varer ca. 5.30 timer.

Det vil sige at fejring af løbet vil foregå sidst på eftermiddagen og først på aftenen

 

En sådan tilladelse er stort set en udvidelse, som startede med en ansøgning om at sætte et telt op den 2. april 2016, så har vi ikke haft klager før han flyttede til nr. 126.

Her er der klager over løb den 23. dec.2016, samt den 7. jan 2017 – den 18. juli og hver dag i hele ugen.

Her er klagen støj og parkering af biler i området.

Den 7. aug. blev sagen drøftet i bestyrelsen, her blev besluttet at biler skal holde uden for Birkeparken.

 Faren ved at give en tilladelse er, at så giver vi jo også andre tilladelse til at holde en fest ude i det frie,

 

Hvad sker der hvis der på dagen kommer regn, kommer der så et telt op.

 

Bestyrelsen besluttede at fraråde administrationen at give tilladelse

3:                  Orientering om fælleshuset

 

Der blev drøftet forslag til stigning af leje af fælleshuset, stigningen skal kun gælde 1. dags leje

4:                  Eventuelt

 

 Referat udfærdiget den 11. april

 

Udsendt til bestyrelse samme dag

 

 

 

_____________________________________________________________________

Referat fra bestyrelsesmøde mandag den 19.marts 2018  kl. 15.00

Tilstede:   Hans Chr. Nielsen – Carl Lorentzen – Dorte Borchert.

 

Der er besluttet at 1. suppleant fremover deltager i mødet, desværre er der afbud fra vor 1. suppleant, han har også sendt afbud til det fællesmøde som er mellem organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne den 21. marts, hvor afdelingernes regnskab skal drøftes.

 

                                                                 Dagsorden.

 

1:                  Gennemgang og underskrift af referat fra sidste møde

Referat fra mødet den 9. jan. Referat underskrevet

                     

2:                  Orientering ved formanden

Herunder drøftelse af afdelingsmødet den 25. april 2018

Varsel til afdelingsmødet uddelt tirsdag den 13 marts.

Der er i år varm mad kl. 18.00, dette sker sammen med afd. 6 Bøgeparken som har afdelingsmøde fra kl. 17.00

 

På valg til afdelingsmødet er Hans Chr. Nielsen, modtager genvalg.

Der er bestilt dirigent, det er Karen fra Dalbo

 

Valg af suppleanter: Prøver at finde kandidater til posten som suppleant.

 

                      Hvad skal med af forslag

                      Forslag 1: Forslag om ændring af skema tilladte arbejder uden for boligen.

Der er undersøges lige lidt først.

 

                      Der er besluttet at stille forslag om regulering af priser for fælleshus

 

 

3:                  Orientering om fælleshuset

                      Der er i øjeblikket mange bestillinger på fælleshus, frem til sommerferien.    

 

 

4:                  Eventuelt

                      Der afholdes næste bestyrelsesmøde den 9. april 2018 kl. 15.00

 

 

Referat udarbejdet den 20.marts, udsendt til bestyrelse samme dag

________________________________________________________________________________ 

Referat fra bestyrelsesmødet i Birkeparken den 9. jan. 2018

                             Tilstede: alle                              

Dagsorden.

 

1:                         Gennemgang og underskrift af referat fra sidste møde

Referatet blev underskrevet, der var bemærkning fra Carl Lorentzen, som på sidste møde havde fået til opgave at søge oplysninger om fælles trampolin opsat på legepladsen, et ønske som var fremsat fra en beboer.

Anskaffelsessum 34.000 kr. dertil kommer løbende vedligeholdelse af trampolinen, da Boligforeningen til en hver tid er ansvarlig for at trampoliner er i forsvarlig stand.

Der kan ikke tegnes forsikring som dækker skader som opstår ved brug af den fælles trampolin.

 

2:                         Orientering ved formanden

                             Flytninger.

Der bliver ikke fra kontoret oplyst navne på de personer der flytter fremover, det skyldes at der er sket en stramning i reglerne i persondataloven, så det fremover gives store bøder eller fængselsstraf for overtrædelse af loven. En overtrædelse af loven er f. eks. at oplyse hvem der bor hvor. Det vil da fremover være mulig at se beboerens navn på postkassen, da det hører under postloven. Vi vil fremover få meddelelse om i hvilken bolig der sker flytning, så vi kan byde de nye velkommen.

Der er i sidste halvdel af år 2017 sket 11 flytninger.

Der vil til årsopgørelsen blive oplyst de reelle flytninger her i Birkeparken

 

Markvandring

Der har den 22. nov. været markvandring her i Birkeparken, målet var i år at se på besparelser i driften.

Vi har kikket på græsslåning, som her i Birkeparken er en væsentlig del af arbejdet i det grønne område. Her har vi i bestyrelsen et ønske om fjernelse af de striber græs som er på stierne ved boligen, og foran parkeringspladser, det er strimler på ca. 25 cm. Bred. Her har vi talt om at fjerne den og erstatte det med grus.

På bestyrelsesmødet blev aftalt at stykket fremover skal stå som bart jord, der sprøjtes så en gang årlig.

Det vil give en besparelse på græsslåning en gang pr. uge, men også rengøring efter græsslåning.

Der er aftalt at dette arbejde gøres over en 3. årig periode, så det ingen virkning vil få på huslejen.

 

Robotklipper, der blev talt om at den robotklipper vi har til de 2 stykker ved krolfbanen og foran fælleshuset er for lille, Robotklipperen udskiftes med en større, som kan klarer begge stykker og holde dem pæne hele sommeren, det vil givetvis skulle ofres nogle penge på udskiftningen.

 

Der er også talt om sten omkring lygtepæle, for at afhjælpe arbejdet med at manuel klipning, med græstrimmer.

Dette kan også gøres over en 3. årig periode.

 

Der blev aftalt fjernelse af hegn ved Carport øverst i afsnit 1., dette arbejde er blevet udført kort før jul, nu mangles fræsning af rødder og såning af græsfrø.

 

 

Parkeringsskilte i afsnit 1. ud for nr 55, som er en parkeringsplads til gæsteparkering.

Her er der talt om at skiltene som står i græsset med teksten GÆSTEPARKERING skal fjernes, så de ikke står i vejen for græsklipning, der er aftalt at skiltet svejses i fliserne, lig med striberne ved bump.

 

Der er brug for udvidelse af trailerplads, udvidelsen kan foretages ved siden af den anden.

Der vil komme et forslag til afdelingsmødet om udvidelsen.

 

Hegn mellem P. Båsene ud for nr. 22 A, der er aftalt en forlængelse frem til brøndring, dette gøres for at beboere bedre kan orientere sig når de bakker ud, og derved kommer udenom brøndring.

 

Hegn ved nr. 40 afkortes, dette gøres for at forbedre udsigten ved udkørslen af vejen fra Fælleshuset, det vil nu blive nemmere at se små cykelister. Dette er sket kort før jul.

 

Legehus og sandkasse er blevet repareret, og skiftes sand i sandkassen.

Der har været en del kritik at sandkassen, den er fyldt med afføring fra hund og kat, der har i hele tiden vi har haft sandkassen været udskiftning af sandet hver år, der er nu aftalt med vicevært at vi igen prøver at lægge et net over for at holde dyrene væk, det vil så være et ønske fra bestyrelsen at forældre vil lægge den på igen, når de forlader sandkassen med deres børn. Så vil vi altid have en ren sandkasse.

 

Gavlen ved fælleshuset i den sydlige del, er fyldt med mos, der er aftalt at der sprøjtes mosfjerner på for at rense det ned.

 

Der har nogle gange været fyldt med biler på parkeringspladsen ved fælleshuset, nogle gange også campingvogn, når fælleshuset var udlejet så har vi nogle gange oplevet at der ikke er plads til gæster som var indbudt til en fest. Pladsen er beregnet til gæster ved fælleshuset, og ikke til beboere her i Birkeparken.

Der er aftalt, at der til afdelingsmødet fremsættes et forslag til afstemning, om et skilt hvor det står ” parkering på pladsen er kun til gæster til fælleshuset, undtaget er pladser med hus.nr.” 22A & 22B.

Beboere henvises til de dertil oprettede pladser, for beboerens bil nr. 2.

 

Pladsen til Affaldscontainere i afsnit 1. Syd. Her blev der aftalt at lægge sten/fliser på arealet hvor affaldsspandene står, da det er problemer med græsslåning på stykket

 

Der har i organisationsbestyrelsen været drøftet suppleanters deltagelse i bestyrelsesmøder, og ønske om deltagelse i fællesmøder.

Organisationsbestyrelsen har besluttet at, suppleanter kan deltage i diverse møder, såfremt afdelingsbestyrelserne har besluttet at de deltager i møderne i afdelingen, og at der i lighed med afdelingsbestyrelsesmedlemmer er underskrevet en tavshedserklæring, som loven kræver.

Vi har i afdelingsbestyrelsen her i Birkeparken besluttet at, 1. suppleant fremover kan deltage i bestyrelsesmøderne i Birkeparken.

Brev med vejledning omkring deltagelse udsendes til afdelingens 1. suppleant. 

 

Vand som står på pladsen

Der er flere steder hvor der står vand på P. Pladsen når der regner, det er et problem f. eks ud for 22 A, hvor det er næsten umuligt for beboeren at komme ind i bilen.

Der er fra beboeren gjort administrationen opmærksom på problemet, og Torben har ønsket fra bestyrelsen at få oplyst om der er flere steder i området.

Dette tages med på et møde med administrationen her i jan.

 

 

Forslag til afdelingsmøde

Der er talt om, at der til afdelingsmødet fremsættes et forslag til afstemning, om et skilt hvor det står ” parkering på pladsen er kun til gæster til fælleshuset, undtaget er pladser med hus.nr.” 22A & 22B.

Beboere henvises til de dertil oprettede pladser.

 

Forslag om hensættelse af midler til vedligeholdelse af fælleshuset

 

3:                         Orientering om fælleshuset

Der har været god udlejning af fælleshuset, i året som er gået.

udlejning til Birkeparkens beboere                                                    24 udlejninger

Udlejet til andre formål                                                                         2 udlejninger

Udlejet til øvrige afdelinger                                                                  4 udlejninger

Udlejet uden for boligforeningen                                                        10 udlejninger

Udlejet til børnefødselsdage-grundejerforening                                   3 udlejninger

Udlejet til festbrug                                                                              38 udlejninger

 

Derudover har huset været udlejet til kurser                                      3 udlejninger

Legestuen har lejet huset                                                                 28 udlejninger

Værelserne har været udlejet                                                          48 udlejninger

 

Der er i bestyrelsen aftalt regulering af leje for fælleshuset, sidste regulering er foretaget for 4 år siden. Forslag til regulering af leje til fælleshuset vil Carl Lorentzen udarbejde til næste møde, hvor bestyrelsen drøfter økonomien i fælleshuset.

 

Der er i bestyrelsen aftalt at komme med et forslag til afdelingsmødet omkring hensættelse af overskud for udlejning af fælleshuset, så vi når der kommer en udgift til renovering i fælleshuset, eller udskiftning af inventar, kan bruge af henlagte penge.

Grunden til ønsket om hensættelse af penge fra overskud, er at vi ønsker at fremtidssikre økonomien, så en renovering eller udskiftning ikke kommer til at berøre huslejen for vore beboere.

 

4:                         Eventuelt

Der var ingen kommentar under eventuelt.

 

Referat udarbejdet den 10.1.2018, og udsendt til bestyrelse samme dag.

 

 

 

Skriv en ny kommentar: (Klik her)

123hjemmeside.dk
Tegn tilbage: 160
OK Sender...
Se alle kommentarer

| Svar

Nyeste kommentarer

28.11 | 19:29
Referater 2019 har modtaget 1
31.05 | 09:53
Beboernes side har modtaget 15
03.05 | 11:38
Fælleshuset har modtaget 16
17.02 | 15:24
Referater har modtaget 1
Du kan lide denne side