Referater 2021

Referat fra bestyrelsesmøde Birkeparken den 30. juni 2021

Tilstede ved mødet:  Hans Chr. Nielsen – Tina Ludvigsen – Svend Lykke Andersen – 2 suppleant Kjeld Nielsen

Fraværende: 1. Suppleant Peter Mosdal

                                                                 Dagsorden for mødet.

1:                   Velkomst

2:                   Konstituering af bestyrelsen

3:                   Orientering ved formanden

4:                   Orientering om fælleshuset

5:                   Eventuelt

Til mødet var indbudt 1. og 2 suppleant

 

1:                   Velkomst til ny afdelingsbestyrelsens konstituerende møde.

HC bød velkommen og ønskede er godt samarbejde i det forløbne år.

                     

2:                   Konstituering af bestyrelsen

Ifølge bekendtgørelse om drift af almene boliger, skal en afdelingsbestyrelse hurtigst muligt efter et afdelingsmøde afholde et konstituerende bestyrelsesmøde, mødet skal beslutte.

Valg af Formand.                 Hans Chr. Nielsen, Birkeparken 68

                                              hcka@bbsyd.dk – 2967 4990

 

Valg af næstformand.         Tina Ludvigsen, Birkeparken 15

                                                tinaludvigsen@hotmail.com – 4051 5534

 

Bestyrelsesmedlem:            Svend Lykke Andersen, Birkeparken 31

                                                Svendlykkeandersen@ bbsyd.com – 2893 7462

                                                   

Valg af sekretær.                  Hans Chr. Nielsen

 

Desuden skal besluttes afdelingsbestyrelsens fremtidige virke, f. eks antal møder- mødetidspunkt osv.

Der blev på mødet aftalt at der holdes 2-3 møder, møderne ligges efter behov, og aftales mellem bestyrelsesmedlemmerne. Der er aftalt at møderne afholdes kl. 19.00, af hensyn til medlemmers arbejde.

 

Der skal underskrives forretningsorden, af alle deltagere af møderne, dvs. også suppleanter.

Forretningsordenen blev underskrevet af de tilstedeværende.

 

3:                   Orientering om afdelingen

Der er udsendt lidt orientering om hvordan en afdelingsbestyrelse fungerer, yderligere vil jeg opfordre til at følge med i hvad der sker i boligforeningen, og afdelingen, og spørge hvis der er noget som ikke umiddelbart er til at forstå

F.eks. afdelingens hjemmeside www.afd12birkeparken.dk

Skal hjemmesiden fremadrettet fortsætte?

Der blev aftalt at hjemmesiden skal fortsætte, og at det er formanden som opdaterer siden løbende, så afdelingens beboere løbende kan følge med i referater og andet som er opdateret for afdelingen.

Derudover blev gennemgået de forskellige hjemmesider som kan være aktuelle for afdelingsbestyrelsen.

Rødekro Andelsboligforenings hjemmeside, www.rabf.dk her findes boligforeningens målsætninger-  boligforeningens vedtægter- referater fra organisationsbestyrelsens møder- her findes referater fra afdelingsbestyrelsernes møder osv.

Derudover vil valgte i en afdelingsbestyrelse blive tilsluttet bestyrelsesportalen som ligger under Dalbo s hjemmeside www.lokale-boliger.dk

Yderligere oplysninger om beboerdemokrati – Love og regler for almene boliger findes på

www.BL.dk Boligorganisationernes Landsforening, her kan også tilmeldes BL.s nyhedsbrev på https://bl.dk/tilmeld-nyhedsbrev.

Vi skal på første bestyrelsesmøde have en drøftelse af.

Hvordan vil den nye afdelingsbestyrelse have, afdelingens tilstand skal være fremover?

HC fortalte om hvordan afdelingen har kørt i de forløbne år, og der er i afdelingsbestyrelsen enighed om at området holdes fint, og at vi fremover ønsker samme standard.

 

 

Hvordan forbedrer vi dialogen mellem administration – afdelingsbestyrelsen og beboere?

Der blev drøftet måden som dialogen har foregået på, her vil vi fra afdelingsbestyrelsen fremover opfordre til at følge de retningslinjer som er for afdelinger i en boligforening, at beboerne kontakter administrationen direkte, er der fejl ved boligen, så brug  blanketten på boligforeningens hjemmeside www.rabf.dk , servicetelefonen 7472 8840, eller hvis der er andet som administrationen skal vide, så en mail til kontoret post@rabf.dk

 

Skulle du mod forventning ikke komme igennem og få et svar, så henvend dig til afdelingsbestyrelsen i din afdeling.

Skal vi stadig byde nye beboere velkommen, ved indflytning med en folder, en flaske vin? En bukket blomster eller andet?

Der blev på bestyrelsesmødet besluttet at fortsætte ordningen med at byde nye beboere velkommen, formanden redigerer folderen så den er opdateret, og vi besøger og byder nye beboere velkommen med en flaske vin, eller en buket blomster.

 

Den tidligere afdelingsbestyrelse har før afdelingens bestyrelsesmøde fået tilsendt et oplæg fra formanden, om hvad der kom til behandling på mødet, for at kunne forberede sig, og så sende tilbage, hvis der er ønske om andre ting til drøftelse.

Er det er ønske som skal fortsætte?

Ja vi fortsætter med en orientering om de emner som skal behandles på mødet, så afdelingsbestyrelsen har mulighed for at sætte sig ind i det som drøftes på mødet.

Der er nu besluttet datoer for rundgang i afdelingerne, i Birkeparken er det den 22. sept. kl. 8.00-12.00. Er der bestyrelsesmedlemmer der kan deltage, ser jeg det gerne.

Vi har tidligere i afdelingsbestyrelsen gennemgået afdelingen inden rundgangen for at forberede, hvis det er noget vi skal fortsætte med kan vi aftale dato for det, dette er en ønske som skal fortsætte, så alle har mulighed for at deltage i en rundgang, uanset der er et arbejde som skal passes.

Hvad er vigtigt i en afdelingsbestyrelse.

Der er især 2 ting et bestyrelsesmedlem skal være opmærksom på.

Habilitet og tavshedspligt, dette blev gennemgået på mødet.

                       

4:                   Orientering om fælleshuset

Hvordan skal fælleshuset fungerer fremover?

HC kommer med hvordan det fungerer nu, i den overgangsperiode som er frem til afdelingsbestyrelsen kommer i gang.

Der blev på mødet besluttet at det fremover er administrationen som står for det administrative som lejekontrakt – indkassering af depositum -leje, samt tilbagebetaling af depositum.

HC tager opsynet med huset efter udlejning, og står for optælling og tilbagemelding til kontoret, de øvrige ting, så som tilsyn med stole og border hjælpes afdelingsbestyrelsen med

Skal vi fortsat kunne se på hjemmesiden hvornår fælleshuset er ledig?

Vi vil fortsat arbejde for at vise på hjemmesiden hvornår huset er fri, så lejere af huset kan planlægge en fest hjemme sammen med familien.

 

Vi skal på sigt se på husets tilstand indvendigt.

Huset trænger til en ny maling indvendigt, så den kan tage sig godt ud når en lejer holder en fest, der er aftalt at HC kontakter Administrationen for at få en pris på opdatering af huset.

 5:                   Eventuelt

Der bliver i år malet i afsnit 2, det er Æ Maler som står for opgaven, firmaet ejes af Jette Palsbøll, der er udsendt meddelelse fra malere om at holde området de skal arbejde på fri så maleren kan arbejde.

Der er også kommet meddelelses om maling i afsnit 3, dette er en fejl, som er rettet, der her den 30 juni er uddelt ny meddelelse, at afsnit 3 først er om et år.

 

Der er i afdelingsbestyrelsen aftalt at vi udsender en nyhedsbrev om hvordan bestyrelsen har konstitueres sig, og en opfordring til at benytte afdelingens hjemmeside til at følge med i afdelingsbestyrelsens arbejde.

 

Mødet sluttede 20.30

Referat udarbejder af sekretæren og udsendt til afdelingsbestyrelsen den 1. juli.

 

 

Referat fra Afdelingsbestyrelsens ekstraordinære bestyrelsesmøde onsdag den 10. 3.2021

Mødested: fælleshuset Birkeparken

Emne. Nedlæggelse af afdelingsbestyrelsen

Tilstede: Lis Christensen- Carl Lorentzen – Hans Chr. Nielsen - 1. suppleant Kjeld Nielsen

Mødet var hasteindkaldt på grund af beboeres ytring af utilfredshed over boligforeningen.

Afdelingsformanden orienterede om sagen og hvad der er gjort fra administrationens side.

Der har i længere tid været en del skriverier på Facebooksiden ”os der bor på Birkeparken” hvor der blev skrevet om hvor ringe boligforeningen er til at vedligeholde boligerne, i øjeblikket er det vinduer som står for skud.

Der er skrevet om at boligforeningens administration ikke ønsker at gøre noget, fordi de ved at vinduerne skal skiftes. En udskiftning som ikke er besluttet på et afdelingsmøde, en udskiftning hverken administration eller organisationsbestyrelsen har hørt om.

Afdelingsformanden har lavet kopi af klagerne og sendt det til administrationen, og bedt om at få undersøgt om de berørte utilfredse beboere har henvendt sig til administrationen før de giver udtryk for utilfredshed på Facebook, at administrationen ikke gør noget ved klagerne.

Da kritikken udvikler sig på Facebook har afdelingsformanden bedt organisationsbestyrelsen om at behandle sagen.

Den 17. feb. blev sagen behandlet i organisationsbestyrelsen, her kom det frem at der ligger kun et par enkelte henvendelse, som har fået besøg af en tømre, som skulle se på sagen. Ved det ene henvendelse der blev ikke fundet fejl ved boligen, men efter besøget blev lagt et billede på Facebooksiden med er stort hul i en fuge, et hul som har ret skarpe sider.

Der har på intet tidspunkt været henvendelse til afdelingsbestyrelsen, der er på intet tidspunkt fremkommen kritik på afdelingsmøderne af vinduer, der har fra administrationen været udsendt meddelelse om markvandring, med opfordring til, har du problemer med boliger, så meld tilbage.

Ingen tilbagemeldinger om defekte vinduer

Der blev besluttet at organisationsbestyrelsen sender et brev til alle beboere på Birkeparken, med en orientering en behandling af sagen.

Reaktionen fra administrator for Facebooksiden, var en klage over hele organisationsbestyrelsen

Der blev besluttet at Direktør for administrationsselskabet Dalbo Jan Mortensen, indbød den nye administrator for Facebooksiden til et møde, i oplægget til mødet var fremført at mødets indhold var at skabe dialog omkring den måde boligforeningen arbejder og beboernes opfattelse af boligforeningen.

Mødet forløb godt, men administrator af siden er af den opfattelse at, han som administrator har ret til at bestemme over hvad beboerne snakker om på siden, Jan Mortensen oplyste om reglerne som gælder i en almen bolig.

Der er ud over klagen over organisationsbestyrelsen en kritik af afdelingsformanden, som efter administrator for siden, truer beboerne med anmeldelse til datatilsynet og med bøde og fængsel, hvis de ikke stopper med at skrive på Facebookgruppen

På mødet kunne administrator for siden ikke dokumentere at der var sket trusler af tidligere administrator.

Ved mødets afslutning blev fra begge parter givet udtryk for at det var et godt møde, og der blev aftalt at vi fremad arbejder for at der bliver ro i afdelingen, og administrator lægger et positiv indlæg på siden, så der kan blive ro i afdelingen.

Dette sker samme aften, men kritikken fortsætter og administrator gør intet for at stoppe tråden, som havde været nemt ved at skrive at her sluttet samtalen, og hver enkelt beboer skal henvende sig til administrationen.

En enig afdelingsbestyrelse har besluttet, at nu var bægeret fyldt, vi har laver meget i afdelingen for alle beboere, så vi alle sparede at betale for arbejdet. f. eks. bliver der brugt rigtig mange timer for at fælleshuset fungerer, det er gratis arbejde som kun bliver belønnet med kritik, der er en hjemmeside som løbende skal vedligeholdes, der er container til haveaffald som skal ses efter, der er containere ved fælleshuset som løbende skal ses efter, fordi beboere smider andet i. og mange andre ting.

Skal alt det arbejde bare belønnes med kritik, så mener vi det er på tide at det er andre som laver arbejdet, og her vil komme beløb på hver opgave når administrationen skal overtage, for timerne skal registreres et sted, og det bliver på afdelingens regnskab.

Det vil så desværre også gå ud over de beboere som er tilfredse og glade for at bo i afdelingen. 

Der er en enstemmig beslutning derfor, at afdelingsbestyrelsen stopper sit virke, det vil så overgå ifølge reglerne til organisationsbestyrelsen.

Der er besluttet, at Carl og HC hjælper administrationen frem til afdelingsmødet med fælleshuset,

Referat HC.

Dato 11.3.2021

Fremsendt til de tidligere bestyrelsesmedlemmer samme dag.

 

Skriv en ny kommentar: (Klik her)

123hjemmeside.dk
Tegn tilbage: 160
OK Sender...
Se alle kommentarer

| Svar

Nyeste kommentarer

29.07 | 15:20

Hej Betina
Vil du kontakte vor kontor på 74662370, det er dem som står for udlejningen
hilsen
Hans Chr. nielsen

...
29.07 | 15:18

Hej Britt
Vil du kontakte vor administration på tlf. 74662370, det er kontoret som står for udlejningen
Hilsen
Hans Chr. Nielsen

...
28.07 | 20:13

Hej er det muligt at leje fælleshuset fra torsdag d 26/8 kl 18 til d 28/8 kl 12
Vi bor Bøgeparken

...
14.03 | 16:21

Svend Lykke Andersen Tak for din kommentar på hjemmesiden, det er jo beboerne som i sidste ende på afdelingsmødet bestemmer om vi har gjort arbejdet godt nok.

...
Du kan lide denne side