Afdelingsmøde 2015

Afdelingsmødet for Birkeparken afholdes

torsdag den 20. april 2016 kl. 18.30 i

Fælleshusen Birkeparken 24

 

Afdelingsbestyrelsen

Afdelingsmøde 2015

Afdelingsmødet for Birkeparken afholdes

torsdag den 16. april 2015 kl. 18.30 i

Fælleshusen Birkeparken 24

 

Afdelingsbestyrelsen

 

 

Indkaldelse til Afdelingsmødet

 

Hermed indkaldes til ordinært afdelingsmøde

 

Torsdag, den 16. april 2014 kl. 18:30 i fælleshuset Birkeparken 24, Rødekro

 

DAGSORDEN:

 

1. Valg af dirigent

 2. Afdelingsbestyrelsens årsberetning

 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for år 2016 samt forelæggelse af regnskab 2014

 4. Indkomne forslag

 5. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer for 2 år

 Efter tur afgår:

 Carl Lorentzen, Birkeparken 30  - villig til genvalg

 Jørgen Jensen, Birkeparken 100 - villig til genvalg 

 6. Valg af 2 suppleanter - suppleanter vælges for 1 år.

 7. Eventuelt

 Endelig dagsorden med bilag udsendes senest 1 uge før mødets afholdelse.

 Forslag, der ønskes behandlet på afdelingsmødet, skal afleveres skriftligt

 til afdelingsbestyrelsen senest 2 uger før mødet.

 

 

 Afdelingsmøde afd. 12 – Birkeparken, den 16. april 2015

 

Deltagere:

 

35 beboere fra 27 husstande.

 

Fra boligforeningens organisationsbestyrelse deltog:

 

Lars Johansen (LJ)

 

Lone Kofoed-Jensen (LKJ)

 

Fra drift og administration deltog:

 

Nadja Strojeck (NS) (ref.)

 

Karsten Buhl (KB)

 

Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen bød velkommen.

 

Herefter gik man over til behandling af dagsorden.

 

Dagsorden:

 1. Valg af dirigent

 

Lars Johansen blev foreslået og valgt som dirigent. Han fastslog at mødet var korrekt varslet og beslutningsdygtigt. Derefter gennemgik han dagsordenen.

 

2. Afdelingsbestyrelsens årsberetning

 Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen aflagde beretning:

 I afdelingsbestyrelsens beretning vil vi fortælle lidt om det som er sket i året som gik, og lidt om hvad vi har som mål fremover.

 

Bestyrelsen har været samlet til bestyrelsesmøde 4 gange siden sidste afdelingsmøde, hvor vi har behandlet de relevante opgaver der har været.

 

Der har i afdelingen i indeværende periode kun indflyttet 7 nye beboere, og en lejlighed er ved at blive klargjort til indflytning 1. maj. Det er ikke mange i forhold til 2013 hvor vi havde 12 flytninger.

 

Her i Birkeparken kommer vi i regnskabsåret ud med et overskud på 54.980 kr. det er et godt resultat i forhold til forventet, men det kommer vi ind på senere i aften.

 

Fælleshuset

 

Udlejning af fælleshuset i 2014 har været godt, hele huset har været udlejet 37 gange, heraf er de 22 til festbrug.

 

Også værelserne har været udlejet godt, i alt 61 gange.

 

I alt har huset givet overskud, hvilket jo er med til at holde vor husleje så langt nede som muligt.

 

Vi har senere i aften et forslag til ændring i udlejning, her er det udlejning på timebasis.

 

Den pris vi har i øjeblikket dækker ikke udgifterne til brug af huset i den periode udlejningen er, det ønsker vi i bestyrelsen reguleret.

 

Opmærkning af boliger.

 

Vi har også i aften et forslag om bedre opmærkning af vore boliger.

 

Der har ved en udrykning været problemer med at finde en bestemt adresse, det lykkes og alt gik godt, men kommer vi ud for en beboer som får et hjertestop, så er tiden knap og der er ikke tid til at lede efter hvor ambulancen skal hen.

 

Som et led i tryghed her i Birkeparken, har vi arbejdet med problemet, og kommer med et forslag om bedre opmærkning vi gerne vil have beboerne til at tage stilling til her på afdelingsmødet.

 

Nabohjælp-

 

Vi har i bestyrelsen arbejdet med at få nabohjælp indført her i Birkeparken, det er en god og billig måde at være med til at sikre vor område og vore hjem for uvedkommende personer.

 

Med nabohjælp er der altid nogen hjemme, du gør din bolig mere sikker at forlade, så du kan komme hjem til en bolig, hvor andre ikke har rodet rundt i.

 

Det er dig selv som skal tilmelde dig, og dig selv som beslutter hvem du er tryg ved at have hjælp fra, det behøver ikke at være din nabo, det kan godt være en person som bor lidt væk.

 

Det må vi sige ikke har fanget vore beboeres interesse, da kun 12 familier har fået sat skilt på dør og postkasse

 

Det er gratis at tilmelde sig, det er gratis at deltage, og det er en nem måde at deltage i, blot vise lidt interesse i hvad der sker omkring dig, og ser du nogen som ikke høre til i området,

 

Bare sig ’hej’ - mere skal der ikke til

 

De fem primære faktorer, der afholder indbrudstyvene i at bryde ind i en bolig, har alle med mennesker og liv at gøre: Viden om mennesker, lyde og liv fra boligen og i området samt nysgerrige blikke fra naboer. - Hvis en indbrudstyv fx oplever, at en beboer eller nabo henvender sig til dem for at høre, om de søger nogen, så ved indbrudstyven, at nogen har set ham og vil kunne genkende ham.

 

Du skal såmænd bare venligt spørge vedkommende du ikke synes hører til her i området, Hvem mangler du, er det noget jeg kan hjælpe dig med.

 

Der er brug for at du viser interesse, der sker mange ting her i Birkeparken som ikke burde ske, det kan let afhjælpes med at aktive beboere.

 

Vi har i okt. skrevet ud om nabohjælp, her blev nævnt opsætning af skilte med nabohjælp ved indkørsel til området, hvis så få ønsker at gøre brug af begrebet nabohjælp, er det falsk reklame at sætte skilte op med, at her i Birkeparken hjælper vi hinanden

 

Fartdæmpning

 

Under eventuelt var sidste år problemer høj fart ved kørsel i Birkeparken, her var flere forslag om metoder til at få farten ned.

 

Vi har diskuteret emnet i bestyrelsen, og er kommet til det resultat som vi i en beboerinformation i okt. 2014 udsendte, at nedlæggelse af vejbump i området ikke er en løsning vi kan leve med.

 

Vi har i bestyrelsen investeret i skilte som er opsat 6 steder i området, hvor vi opfordrer beboerne til at sænke farten, og køre langsom.

 

Der er en som synes det var sjov at brække en sådan skilt i stykker.

 

Der er åbenbart ikke mulig at opsætte noget her i området uden det skal ødelægges.

 

Ændring af velkomstfolder vi udleverer til nye beboere

 

Der udleveres her i Birkeparken en velkomstfolder til alle nye beboere, i den fortæller vi lidt om hvad der sker i området, lidt om hvad vi forventer af de nye beboere, og en del om leje af fælleshuset.

 

Folderen er nu ved at skulle fornyes, f. eks. har vi her på generalforsamlingen et forslag om regulering af takster for leje af huset, som hvis det bliver besluttet skal justeres i folderen.

 

Tagene i Birkeparken

 

Som vi kom lidt ind på i beretningen sidste år, er der problemer med tagene her i Birkeparken, vi har ikke arbejdet med sagen i bestyrelsen fordi vi er af den opfattelse at det er et teknisk spørgsmål som administrationen arbejder med, og har overgivet til Byggeskadefonden.

 

Vi kommer nærmere ind på problemerne under punkt 4.

 

Tøjcontainer fra Blå Kors

 

Vi har i Rødekro andelsboligforening fået en henvendelse fra Blå Kors om opstilling af tøjcontainere, det har vi i bestyrelsen fundet kunne være en god ide her i Birkeparken.

 

Tøjcontaineren er opstillet vest for fælleshuset, sammen med havecontaineren.

 

Opsætning af brønd ring

 

Vi har vest for fælleshuset fået opsat en brøndring til sikring af det grønne område mellem to parkeringspladser. Brønd ringen er opsat fordi der er så stor trafik i området, og det grønne stykke altid er kørt op.

 

Brønd ringen vil her til foråret blive plantet til, og måske malet hvid, så det kommer til at se godt ud.

 

Sammenligning af boliger i Rødekro

 

Som vi i bestyrelsen tidligere har gjort, har vi igen i år sammenlignet den husleje vi betaler i Birkeparken, med andre boliger af samme karakter i Rødekro

 

Den bedste måde at se forskellen er at beregne huslejen pr. m2

 

Ved sammenligningen er vi stadig billigst på samtlige 3 boligstørrelser vi har i Birkeparken, i forehold til Domea og Bolig syd, som har rækkehuse i Rødekro.

 

Der ligger kopi af beregningen på alle borde.

 

Ændring i Administrationen

 

Der er og sker ændring i administrationen her ved årsskiftet og første halvår af 2015.

 

Det i som beboere vil se er at Jan Thomsen er stoppet hos os, han fortsætter fuldtids hos Bolig syd. I stedet for Jan er Mona Nielsen kommet tilbage, Mona har været sommervikar sidste år.

 

Forsøg med Robotplæneklippere.

 

I forbindelse med omlægningen af driften er der besluttet at vi skal afprøve et forsøg med robotklippere, det vil komme til at foregå mest i Birkeparken og Ryttervænget.

 

På kontoret er også sket ændring, Anne Katrine som kom fra Dalbo hver tirsdag og torsdag har fået andet arbejde, og er fratrådt til 1 marts. Som ny ansat i Dalbo er Mie Dam startet hos os, Mie Dam har tidligere været ansat på Turistkontoret i Aabenraa.

 

Birthe Fuchs har den 01.03.15 betjent os i Rødekro Andelsboligforening i 20 år, hun har meddelt at hun nu går på efterløn, Birthe har en del timer som først skal afspadseres.

 

Arbejde fremadrettet

 

Vi har fået meddelelse om at der har været problemer med det kommunale vandhul ved siden af fodboldbanen, her er først i feb. børn som er gået igennem isen.

 

I forbindelse med dette har vi i bestyrelsen fået henvendelse fra nogle beboere, om at arbejde for indhegning af vandhullet.

 

Det har før været vendt med Kommunen, som ikke ønsker at opsætte indhegning.

 

Det er en af de opgaver vi fremadrettet vil arbejde med, det som indtil nu er sket er, at administrationen retter henvendelse til kommunen, så går vi videre ud fra kommunens tilbagemelding.

 

Busforbindelse i vort sydlige område, omkring Birkeparken

 

I organisationsbestyrelsen har vi besluttet på sigt at arbejde for at bybussen kommer forbi Bøgeparken og Birkeparken.

 

Som tovholder er valgt vort bestyrelsesmedlem Lone Koefoed- Jensen, hun vil sammen med undertegnede arbejde for at få den bus som kører ud til Rise Plejehjem til at fortsætte over viadukten, forbi Bøgeparken – Birkeparken og til Hjordkær.

 

For at få lidt vægt på vor henvendelse til kommunen, er det vigtigt at vi samarbejder med de andre bolig områder i bydelen, samt med lokalrådet i Hjordkær.

 

Her mod slutning vil jeg gerne opfordre så mange som muligt til at deltage i Boligforeningens generalforsamling tirsdag den 19. maj kl. 19.00 på RØDE KRO.

 

Jeg vil afslutningsvis gerne takke bestyrelsen for et godt samarbejde i årets løb, det har været dejlig at arbejde sammen med jer, en tak skal også lyde til Carl Lorentzen for hans store arbejdet med udlejning af fælleshuset,

 

Samtidig vil jeg gerne takke vore viceværter for et godt samarbejde i årets løb, og for den måde de holder området, altid pæn og velholdt, det er noget vore gæster lægger mærke til og giver udtryk for.

 

En tak skal også lyde til kontoret, for altid smil og hjælpsomhed, det er altid en fornøjelse at komme på kontoret

 

Debat:

 

Der blev stillet spørgsmål til vandhullet. Formanden fortalte at der var taget kontakt til kommunen, men der er intet nyt i sagen.

 

En beboer undrede sig over at der var et busstoppested. Der blev svaret fra salen, at det havde været der længe, men det er ikke med i nogen busplan, dvs. der er ingen bus der stopper der. Formanden informerede om, at man kan benytte en tilkalde bus, prisen kender formanden dog ikke.

 

Afklaring:

 

Beretning er godkendt.

 

3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2016 samt forelæggelse af regnskab 2014

 

 

 

NS fremlagde regnskab og budget med følgende bemærkninger:

 

Regnskab 2014

 

Årets resultat er et overskud på kr.54.981, hvilket svare til under 1% af den samlede huslejeindtægt. Overskuddet vil jf. loven blive delt i 3, og hver 1/3 vil blive medtaget i budget for 2016, 2017 og 2018.

 

I forhold til budgettet for 2014 var der merudgifter på ydelser på prioritetslån t.kr. 21, hvilket skydes nedsat rentebidrag.

 

Ejendomsskatten er steget fra 18,9 til 22,0 promille. Men efter at Rafn og Søn har fået kommunen til at korrigere beregningsgrundlaget, har det givet en besparelse i forhold til det budgetterede på t.kr. 22.

 

Der har været en besparelse på udgiften til renovation, i forhold til det budgetteret t.kr. 45, hvilket skyldes at Arwos har fastholdt prisen fra 2013 i 2014. Der var budgetteret med en prisstigning.

 

Kontogruppen 115 har en merudgift i forhold til det budgetterede t.kr. 19, hvilket skyldes tilsyn og udbedring af legepladsen.

 

På kontogruppe 116 er der anvendt t.kr. 180, primært til udvendig maling.

 

Afdelingen har fået 1,67% i rente af den løbende mellemregning med hovedforeningen, mod budgetteret 2%.

 

Yderligere har der været en merindtægt på udlejning af selskabslokaler t.kr. 12

 

Budget 2016

 

Der sker en fremskrivning af de forskellige udgiftsposter.

 

Administrationsbidraget er fastsat til kr. 4.185 pr. lejemålsenhed, mod kr. 4.189 i 2015.

 

Samlet set medfører budgettet en huslejestigning på 0,4 % fra 2015 til 2016, hvilket svare til en huslejestigning på kr. 20-25 pr. måned.

 

Der var ingen bemærkning til regnskab og budget.

 

Afklaring:

 

Budgettet er godkendt, regnskabet taget til efterretning.

 

4. Orientering om tage

 

 

 

Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen aflagde følgende orientering:

 

Som vi fra afdelingsbestyrelsen skrev ud til samtlige beboere er problemerne at tagsten har rykket sig, så der nu er luft flere steder mellem tagstenene.

 

Problemerne er anmeldt og registreret i Byggeskadefonden, som den 20. marts har haft en sagkyndig ude for at se på skaderne på en af boligerne.

 

Deres konklusion er at der ikke på nuværende tidspunkt skal ske udskiftning af tagene, men at vi fra boligforeningen skal føre skærpet tilsyn med udviklingen af skaden fremover.

 

Der har fra administrationen været en stor gennemgang af vore boliger, både da boligerne var 1. år, igen en gennemgang da boligerne var 5 år, hvor der blev fundet fejl som blev rettet af byggefirmaet, her blev ikke fundet fejl ved taget.

 

Der er også løbende fra administrationen udført tilsyn med tagene, for at følge udviklingen

 

Hvorfor tage det op på afdelingsmødet nu?

 

Der er fra en beboer klaget over hvorfor vi ikke bare skifter taget, inden det falder ned i hovedet på dem.

 

En sådan skade som er anmeldt som bygningsskade er dækket af Byggeskadefonden, så det vi har at gøre i Boligforeningen hvis vi vil have erstatning, er at rette os efter hvad de bestemmer.

 

Der er efter byggeskadefondens opfattelse ikke tale om at taget kan styrte ned, det som er problemet er undertaget, ultraviolet lys og vand ødelægger undertaget på sigt

 

Begynder vi selv at skifte et tag, bliver problemerne vor egen, og en sådan løsning kan sagtens løbe op på mellem 75-100.000 kr. pr hus, prøv så at gange det med knap 50 huse, så kan vi hurtig regne ud hvor mange af os som har råd til af bo her i Birkeparken. De udgifter som er i afdelingen er jo kun dækket ind med den husleje beboerne betalet her i Birkeparken – større udgifter- større husleje.

 

Forslag fra afd. bestyrelsen.

 

Vi vil gerne registrere hvor mange steder der er galt med taget frem til afdelingsmødet den 16. april, vil har bedt beboerne om en dag hvor solen skinner, kikke op på loftet og se om du har problemer med at sollyset kan ses imellem tagstenene

 

Desuden har vi bedt beboerne om at udfylde en medsendt talon med hus nr.- sæt x ved ja, hvis der er problemer, eller sæt x ved nej, der er ingen problemer, du kan aflevere den i postkassen hos en af afdelingsbestyrelsens medlemmer

 

Der er indkommen 46 tilbagemeldinger, ud af de 94 som er udsendt, lige omkring halvdelen.

 

Ud af de 46 tilbagemeldinger er der 39 som svarer ja, der er noget galt. Der er 7 som svarer nej.

 

Det som kunne være godt var, hvis der var nogle stykker som regelmæssig tog et billede af taget, billedet skal tages samme sted hver gang, så giver det mulighed for at følge udviklingen.

 

Alt materiale vil blive overgivet til administrationen, som jo er dem der står for sagen.

 

Debat:

 

Der var spørgsmål fra beboerne, om de tagsten der var skiftet i forbindelse med stormskade kunne give problemer i denne sag. KB svarede at det kunne det ikke, da disse sten er registreret som forsikringsskade.

 

5. Indkomne forslag

 

 

 

a. Forslag om bedre opmærkning af husnumre.

 

 

 

Forslag blev fremlagt af afdelingsformanden.

 

Debat:

 

Der blev stillet uddybende spørgsmål fra salen til forslaget, disse spørgsmål blev besvaret at formanden og KB.

 

Afklaring:

 

Forslaget blev enstemmigt vedtaget.

 

b. Forslag om forhøjelse af priser for leje af fælleshus på timebasis.

 

 

 

Forslag blev fremlagt af afdelingsformanden.

 

Debat:

 

Der var kommentarer og uddybende spørgsmål til forslaget, som blev besvaret af afdelingsformanden og Carl Lorentzen.

 

Afklaring:

 

Forslaget blev enstemmigt vedtaget.

 

c. 1. Forslag om opstramning af reglerne for husdyr.

 

Forslag blev fremlagt af Peer Eisenblätter.

 

Debat:

 

Der var en heftig debat, der bl.a. omfattede hvad man må ifølge loven samt hvad man bør gøre i henhold til Boligforeningens forretningsgang for klager.

 

Afklaring:

 

Forslaget blev forkastet.

 

c. 2. Forslag om fartsænkende foranstaltning.

 

 

 

Forslag blev fremlagt af Peer Eisenblätter.

 

Debat:

 

Også her var der en heftig debat.

 

Afklaring:

 

Forslaget blev forkastet.

 

d. Forslag om ændring af max. vægt på parkede køretøjer til 3.500 kg.

 

 

 

Forslag blev fremlagt af afdelingsformanden.

 

Debat:

 

Der var spørgsmål og kommentarer fra salen.

 

Afklaring:

 

Forslaget blev enstemmigt vedtaget.

 

e. Forslag om ændring af tekst vedr. vedligeholdelse af have mv.

 

 

 

Forslag blev fremlagt af afdelingsformanden.

 

Debat:

 

Der var debat om hvorfor det var nødvendigt med denne ændring.

 

Afklaring:

 

Forslaget blev vedtaget med flertal.

 

6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer for 2 år

 

 

 

Efter tur afgår:

 

Carl Lorentzen, Birkeparken 30

 

Jørgen Jensen, Birkeparken 100

 

Kjeld Nielsen, Birkeparken 118 og Peer Eisenblätter, Birkeparken 122 opstillede som modkandidater.

 

Afklaring:

 

Efter skriftlig afstemning blev resultatet:

 

Carl Lorentzen 46 stemmer

 

Jørgen Jensen 39 stemmer

 

Keld Nielsen 11 stemmer

 

Peer Eisenblätter 8 stemmer

 

Herefter består bestyrelsen af:

 

 Jørgen Jensen, Birkeparken 100

 

 Carl Lorentzen, Birkeparken 30

 

 Hans Chr. Nielsen, Birkeparken 68

 

 

 

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand.

 

 

 

7. Valg af 2 suppleanter

 

Efter tur afgår:

 

1. suppleant Marie Jensen Birkeparken 28

 

2. suppleant Peer Eisenblätter Birkeparken 122

 

Dorte Borchert, Birkeparken 55 opstillede som modkandidat.

 

Afklaring:

 

Efter skriftlig afstemning blev resultatet:

 

1. suppleant Dorte Borcher Birkeparken 55

 

2. suppleant Marie Jensen Birkeparken 28

 

8. Eventuelt

 

 

 

Der blev stillet spørgsmål om hvornår udskiftningen af hvidevarer vil finde sted. Formanden informerede sagen, der er endnu ikke en tidshorisont i sagen.

 

Formanden informerede yderlige om hvordan det var foregået i de andre afdelinger. KB informerede om at firmaet Bolind på deres hjemmeside har en beboershop, hvor det det er muligt at købe kaffemaskiner mv.

 

En beboer ønskede en præcisering af hvad der må færdes på gangstierne, da der bliver kørt på store knallerter og scooter. Formanden og hele salen var enige i at det kun var til fodgængere, cyklister og almindelige knallerter.

 

Herefter afsluttede afdelingsformand Hans Chr. Nielsen mødet.

 

Afdelingsmødet, den 16. april 2014

 

 

 

 

 

 

Skriv en ny kommentar: (Klik her)

123hjemmeside.dk
Tegn tilbage: 160
OK Sender...
Se alle kommentarer

| Svar

Nyeste kommentarer

31.05 | 09:53
Beboernes side har modtaget 15
03.05 | 11:38
Fælleshuset har modtaget 16
17.02 | 15:24
Referater har modtaget 1
05.01 | 20:28
Plantegning boliger har modtaget 3
Du kan lide denne side